ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ความหมาย
ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน
- แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพวัตถุประสงค์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมาย แต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวังที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้
- เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวก เป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล- ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง- ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
- เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่- เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่งขัน
- ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office) ภารงานในสำนักงาน ในสำนักงานต่างๆ มักจะมีลักษณะงานที่คล้ายคลึงกัน (Common หรือ Generalization) และงานบางประเภทที่แตกต่างกันออกไปแล้วแต่ลักษณะความพิเศษของหน่วยงาน (Specialization) สำหรับภารกิจซึ่งปฏิบัติคล้ายๆกัน ในสำนักงานสามารถจำแนกได้ดังนี้การจัดการด้านเอกสาร
- การผลิตเอกสารเพื่อจัดส่งสู่ภายนอก หรือ เวียน แจ้ง จัดส่ง ภายในสำนักงาน
- การรับ/ส่ง เอกสารที่ผลิตจากแหล่งภายนอก เพื่อจัดการ ส่ง เวียน แจ้ง หน่วยงาน หรือบุคคล ภายในหน่วยงาน การควบคุมการเข้า-ออก เพื่อใช้รวบรวมข้อมูลการเข้าออกปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล และเพื่อรักษาความปลอดภัยสำนักงาน การนัดหมาย บุคคล/หน่วยงาน ภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดทำดูแล หมายกำหนดการ ปฏิทินงานที่ต้องปฏิบัติ การติดต่อสื่อสารโดยวิธีโทรศัพท์/แฟ็ก/ฝากข้อความ ระหว่างบุคคล/หน่วยงานทั้งภายใน และภายนอก องค์กร การจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ประกอบเป็นหลักฐานทางกฎหมาย การสืบค้นหาเอกสารมาใช้งาน การจัดทำสำเนารับรองหลักฐานต่างๆ และการพิจารณาทำลายเอกสารที่จัดเก็บ การจัดการเกี่ยวกับการประชุม เช่น การจัดทำหนังสือเชิญ การดำเนินการประชุม การบันทึกการประชุมการนำเสนอข้อมูลในการประชุมทั้งการประชุมภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดเตรียมงานในการนำเสนองานของบุคคล/หน่วยงานโดยใช้ระบบสื่อประสม (Multimedia) การจัดการระบบการประชาสัมพันธ์ และติดต่องานอัตโนมัติโดยบุคคลหรือปราศจากบุคคลทั้งในเวลาและนอกเวลาปฏิบัติงานหน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้
1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
ความหมาย
ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน
- แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพวัตถุประสงค์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมาย แต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวังที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้
- เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวก เป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล- ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง- ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
- เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่- เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่งขัน
- ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office) ภารงานในสำนักงาน ในสำนักงานต่างๆ มักจะมีลักษณะงานที่คล้ายคลึงกัน (Common หรือ Generalization) และงานบางประเภทที่แตกต่างกันออกไปแล้วแต่ลักษณะความพิเศษของหน่วยงาน (Specialization) สำหรับภารกิจซึ่งปฏิบัติคล้ายๆกัน ในสำนักงานสามารถจำแนกได้ดังนี้การจัดการด้านเอกสาร
- การผลิตเอกสารเพื่อจัดส่งสู่ภายนอก หรือ เวียน แจ้ง จัดส่ง ภายในสำนักงาน
- การรับ/ส่ง เอกสารที่ผลิตจากแหล่งภายนอก เพื่อจัดการ ส่ง เวียน แจ้ง หน่วยงาน หรือบุคคล ภายในหน่วยงาน การควบคุมการเข้า-ออก เพื่อใช้รวบรวมข้อมูลการเข้าออกปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล และเพื่อรักษาความปลอดภัยสำนักงาน การนัดหมาย บุคคล/หน่วยงาน ภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดทำดูแล หมายกำหนดการ ปฏิทินงานที่ต้องปฏิบัติ การติดต่อสื่อสารโดยวิธีโทรศัพท์/แฟ็ก/ฝากข้อความ ระหว่างบุคคล/หน่วยงานทั้งภายใน และภายนอก องค์กร การจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ประกอบเป็นหลักฐานทางกฎหมาย การสืบค้นหาเอกสารมาใช้งาน การจัดทำสำเนารับรองหลักฐานต่างๆ และการพิจารณาทำลายเอกสารที่จัดเก็บ การจัดการเกี่ยวกับการประชุม เช่น การจัดทำหนังสือเชิญ การดำเนินการประชุม การบันทึกการประชุมการนำเสนอข้อมูลในการประชุมทั้งการประชุมภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดเตรียมงานในการนำเสนองานของบุคคล/หน่วยงานโดยใช้ระบบสื่อประสม (Multimedia) การจัดการระบบการประชาสัมพันธ์ และติดต่องานอัตโนมัติโดยบุคคลหรือปราศจากบุคคลทั้งในเวลาและนอกเวลาปฏิบัติงานหน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้
1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น